RGPD e proteção de dados

1. O RGPD no contexto do PRISM

O RGPD regula o tratamento de dados pessoais. Uma ferramenta informática pode apoiar a organização e o controlo de acessos, mas a sua utilização não demonstra, por si só, o cumprimento de todas as obrigações. O enquadramento depende dos dados, das finalidades, das pessoas com acesso e dos serviços envolvidos.

2. Responsável e subcontratante

A empresa que decide por que motivo e como trata os dados dos seus clientes ou colaboradores é, em regra, responsável pelo tratamento. A PRISMERP pode atuar como subcontratante quando trata esses dados por conta da empresa e segundo as suas instruções. Na gestão dos seus próprios contactos e contratos, pode atuar como responsável.

Os papéis devem ser definidos para cada serviço. Quando exista subcontratação, é necessário documentar o tratamento e as responsabilidades no acordo aplicável, incluindo prestadores ulteriores e instruções. Esta página não substitui esse acordo.

3. Preparar a utilização pela equipa

Antes de introduzir dados no PRISM, identifique a finalidade, os dados necessários e quem deve ter acesso. Configure os utilizadores e as permissões disponibilizados pelos módulos contratados.

Defina internamente as regras de introdução de dados, revisão, partilha e conservação. Nos módulos de RH, email, CRM e cofre, confirme com especial atenção os dados tratados e as condições de acesso.

4. Emails, newsletters e documentos

Separe a resposta a pedidos, as comunicações de serviço e as campanhas de marketing. Uma newsletter não deve ser ativada apenas porque alguém enviou um pedido de contacto.

Nos envios programados de documentos vencidos, confirme o endereço do responsável financeiro ou gestor autorizado e a pertinência dos documentos para esse destinatário. O envio deve respeitar o enquadramento da relação e as instruções da empresa responsável.

5. Segurança e prestadores

As medidas técnicas e organizativas devem ser adequadas ao risco. Para cada instalação, devem ser confirmados os acessos, alojamento, manutenção, backups, recuperação, prestadores e procedimentos de resposta a incidentes.

As responsabilidades de assistência e comunicação de incidentes devem constar do acordo aplicável. Não se atribuem nesta página certificações de segurança, alojamento exclusivamente europeu ou garantias de cifragem que ainda não tenham sido validadas.

6. Direitos e acompanhamento

A empresa responsável deve organizar a resposta aos pedidos dos titulares. Quando a PRISMERP atue por sua conta, as condições de assistência devem ser definidas no acordo de tratamento.

Para dados dos seus próprios contactos com a PRISMERP, use o endereço geral [arroba] prismerp [ponto] pt. Os direitos e o canal de reclamação encontram-se na Política de privacidade.